Eine Kasse in der Gastronomie ist heute weit mehr als eine Schublade mit Bondrucker. Seit einigen Jahren schreibt der Gesetzgeber vor, dass elektronische Kassen jede Buchung manipulationssicher aufzeichnen. Die beiden Begriffe, an denen niemand vorbeikommt, heißen TSE und GoBD. Wer eine neue Kasse anschafft oder seine Restaurant-Website mit einem eigenen Bestellsystem verbindet, sollte diese Pflichten zumindest in Grundzügen kennen.
Dieser Ratgeber erklärt in verständlicher Sprache, worum es bei TSE und GoBD geht, was eine gute Gastro-Kasse leisten sollte und wie das Kassensystem sinnvoll mit Bestellsystem und Lagerverwaltung zusammenarbeitet. Wichtig vorab: Dieser Text ersetzt keine steuerliche Beratung. Die konkreten Pflichten und Fristen für Ihren Betrieb klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater und Ihrem Finanzamt.
TSE steht für Technische Sicherheitseinrichtung. Grundlage ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) zu Paragraf 146a der Abgabenordnung. Vereinfacht gesagt: Jede elektronische Kasse muss ihre Buchungen so absichern, dass sie nachträglich nicht mehr unbemerkt verändert werden können. Genau das leistet die TSE.
Technisch versieht die TSE jeden einzelnen Vorgang – jeden Bon, jede Stornierung, jede Trainingsbuchung – mit einer fortlaufenden, kryptografischen Signatur samt Zeitstempel. Diese Signaturen sind lückenlos verkettet. Fehlt ein Vorgang oder wurde er verändert, fällt das bei einer Prüfung auf. Eingesetzt werden dürfen nur TSE, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sind.
Eng damit verbunden ist die Belegausgabepflicht: Für jeden Verkauf muss ein Beleg zur Verfügung gestellt werden. Der Gast muss ihn nicht mitnehmen, aber er muss angeboten werden – das darf auch digital geschehen, etwa als Anzeige oder als Beleg per QR-Code. Eine gute Gastro-Kasse erledigt das automatisch, ohne dass Ihr Personal daran denken muss.
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Während die TSE die einzelne Buchung absichert, regeln die GoBD, wie Ihre Kassendaten insgesamt geführt, gespeichert und dem Finanzamt zugänglich gemacht werden müssen.
Die wichtigsten Grundsätze lassen sich gut merken: Jeder Umsatz muss einzeln aufgezeichnet werden (Einzelaufzeichnungspflicht), die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig und zeitgerecht sein, und einmal gebuchte Daten dürfen nicht mehr spurlos verändert werden (Unveränderbarkeit). Korrekturen sind erlaubt, müssen aber nachvollziehbar bleiben.
Bei einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung erwartet das Finanzamt außerdem einen standardisierten Export der Kassendaten. Dafür gibt es das Format DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme). Eine gute Kasse liefert diesen Export auf Knopfdruck. Hinzu kommt eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihr Kassensystem arbeitet, sowie die Aufbewahrung der Daten über die gesetzliche Frist. Für steuerlich relevante Unterlagen gilt in der Regel eine lange Aufbewahrungsdauer – die genaue Frist klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Nicht vergessen: Für elektronische Kassensysteme besteht eine Meldepflicht beim Finanzamt über das Portal ELSTER. Welche Fristen für Anschaffung und Meldung in Ihrem Fall gelten, sollten Sie ebenfalls mit Ihrem Steuerberater abstimmen, da sich hier die Regelungen über die Jahre geändert haben.
Technische Pflichten sind das eine – im Alltag zählt, dass die Kasse schnell, robust und für Ihr Team leicht bedienbar ist. Gerade im Betrieb an einem vollen Abend darf die Kasse nicht bremsen. Achten Sie bei der Auswahl vor allem auf diese Punkte:
Der größte Vorteil entsteht, wenn die Kasse kein Einzelkämpfer ist, sondern Teil eines durchgängigen Systems. Wenn Ihre Restaurant-Website ein eigenes Online-Bestellsystem hat, fließen Bestellungen aus dem Netz idealerweise direkt in denselben Küchen-Bondruck – ohne dass jemand sie abtippen muss. Vor-Ort-Verkauf über die Kasse, Tischbestellung per QR-Code und Online-Bestellungen laufen so in einer Logik zusammen.
Genauso wertvoll ist die Verbindung zur digitalen Lagerverwaltung. Über hinterlegte Rezepturen kann ein Verkauf den Warenbestand automatisch verringern, sodass Wareneinsatz, Monatsabschluss und Inventurwert für den Steuerberater ohne doppelte Zettelwirtschaft entstehen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert Fehler und macht Ihre Zahlen belastbarer.
HYEB aus Herrsching am Ammersee entwickelt genau solche aufeinander abgestimmten Bausteine für die Gastronomie im Fünfseenland und darüber hinaus: Restaurant-Website mit eigenem Bestellsystem, Kassensystem, Küchen-Bondrucker und digitale Lagerverwaltung – als individuell zusammengestellte Lösung, nicht als starrer Baukasten. Betreut wird in ganz Deutschland und Österreich, weil alles online läuft.
Ein Kassensystem ist eine langfristige Entscheidung. Achten Sie deshalb nicht nur auf den Anschaffungspreis, sondern auf die laufende Betreuung: Wer aktualisiert die Software, wenn sich gesetzliche Anforderungen ändern? Bekommen Sie einen festen Ansprechpartner, wenn im Betrieb etwas klemmt? Werden die Daten in Deutschland und DSGVO-konform gehostet?
Was ein Kassensystem konkret kostet, hängt vom Umfang ab – von der Zahl der Geräte über die gewünschten Zusatzmodule bis zur Anbindung an Bestellsystem und Lager. Seriös lässt sich das nur nach einem kurzen Gespräch über Ihren Betrieb einschätzen, nicht über eine pauschale Zahl. Und noch einmal zur Sicherheit: Die verbindliche Einordnung Ihrer steuerlichen Pflichten übernimmt Ihr Steuerberater – dieser Ratgeber gibt Ihnen die Grundlagen, um die richtigen Fragen zu stellen.
Grundsätzlich müssen elektronische Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte TSE verfügen. Ob und welche Ausnahmen für Ihren Fall gelten, hängt vom eingesetzten System und den aktuellen Regelungen ab – das klären Sie am besten direkt mit Ihrem Steuerberater und Ihrem Finanzamt.
Die TSE sichert die einzelne Buchung technisch gegen nachträgliche Manipulation ab. Die GoBD sind die übergeordneten Grundsätze dafür, wie Ihre Kassendaten insgesamt geführt, unveränderbar gespeichert und dem Finanzamt zugänglich gemacht werden müssen, zum Beispiel über den DSFinV-K-Export.
Für elektronische Kassensysteme besteht eine Meldepflicht über das Portal ELSTER. Die genauen Fristen für Anschaffung und Meldung haben sich über die Jahre verändert, daher sollten Sie den für Sie gültigen Stand mit Ihrem Steuerberater abstimmen.
Fehlt eine funktionierende TSE oder lassen sich die Daten nicht ordnungsgemäß im DSFinV-K-Format exportieren, kann das Finanzamt die Kassenführung beanstanden. Das kann bis zu Zuschätzungen führen. Eine Kasse mit integrierter TSE und Export auf Knopfdruck beugt solchen Problemen vor.
Ja. Sinnvoll ist ein durchgängiges System, bei dem Online-Bestellungen, Tischbestellung per QR-Code und der Verkauf an der Kasse in einer Logik zusammenlaufen und der Warenbestand über Rezepturen automatisch aktualisiert wird. Genau darauf ist die Lösung von HYEB ausgelegt.